Im Fokus: Effizientes Praxismanagement

veröffentlicht von von André Bernert Klartexte

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren hat sich in den letzten Jahren vor andere Faktoren geschoben, und dieser ist das Praxisteam! Oft unterschätzen Praxisinhaber, wie wichtig die Kommunikation zwischen ihnen und ihren Mitarbeitern/dem Praxisteam ist. Es laufe schon „irgendwie“, ist die meistgehörte Antwort auf die Frage, wie das Team funktioniert und harmoniert. Dabei zeigt das Ergebnis der MMP-Analysen in Praxen, dass über 83 % der Praxismitarbeiterinnen sich mehr Harmonie im Team und mehr Wertschätzung durch den/die Chef(s) oder Chefin wünschen. Dieser Wunsch steht in allen Analysen über der problematischen Thematik des Gehalts. Somit hat die Diskussion um hohe Personalkosten einen anderen Stellenwert erhalten. Wer immer noch mit dieser „Benchmark“ arbeitet, verpasst den Zug in Richtung zukunftssichere Praxis.

Es läuft ja auch in den Praxen, aber erstens nicht effizient und zweitens nicht so, wie der Chef oder die Chefin es gerne hätte. Auch dies klang in der Barcamp Diskussion an. Der Praxisinhaber bekommt davon erst etwas mit, wenn die Probleme eskalieren, was oft einfach zu spät ist. Die Folge: Es wird improvisiert und eine symptomatische Lösung „erfunden“, weil „angeblich“ keine Zeit zur Verfügung steht, um das Problem ursächlich und systematisch zu lösen. Die Mitarbeiter besitzen in der Regel nicht die Kreativität, die entsprechenden Managementprozesse zu vereinfachen oder so zu standardisieren, dass sie dauerhaft einen Vorteil für die Praxis bringen. Selbst Praxismanagerinnen scheitern häufig an der Vielzahl der Aufgaben, weil diese nicht optimal systematisiert sind. Das erzeugt Stress. Und zwar den Stress, der weitreichende Folgen hat. Disharmonie im Praxisteam und mangelnde Wertschätzung. Diese beiden Faktoren sind übrigens messbar.

An einem Praxisbeispiel diskutierten wir, welche Stressfaktoren zu bewältigen sind und im Ergebnis eine Analyse der Diskussion:

  • Praxismitarbeiterinnen sind multitaskingfähig. Das ist sicher eine positive Eigenschaft und trainierbar, allerdings ist es selten effizient, dauerhaft so zu arbeiten, und erzeugt Stress.
  • Effizienter und weniger fehlerbehaftet ist die klare Trennung von bestimmten Management-Aufgaben in der Praxis, und zwar zeitlich wie personell. Konzentriertes Telefonieren in einem Back-Office zu geplanter Zeit ist nach unserer Messung erheblich effizienter.
  • Ein Terminvergabesystem ist das Non-Plus-Ultra und Dreh- und Angelpunkt jeder Praxis. Erst die sauber gemanagte Terminvergabe lässt eine echte Online-Terminvergabe zu, die sich in die Praxis integrieren lässt. Da ist allein das Kaufen der Software noch keine richtige Lösung. Diese bietet dann die Chance auch weitere Tools einzusetzen, die echte Vorteile bringen, wie zum Beispiel Re-Call, E-Mail-Terminbestätigung und SMS-Terminerinnerung. Diese Tools sind die Alleinstellungsmerkmale der Zukunft für Praxen, jedenfalls solange diese noch nicht jede Praxis hat.


Viele und/oder sehr gute Praxen haben hohe Personalkosten. Diesem Aspekt galt auch eine Diskussionsrunde. Gefragt wurde: Wissen Sie, was für Ihre Praxis hoch, zu hoch oder zu niedrig ist? Ist 44 % gut oder schlecht? Mit oder ohne Putzfrau? Angestellte WBA mit einrechnen oder nicht? Einmütiges Fazit in der Runde: Das ist undifferenziert und so nicht aussagekräftig. Aber es gibt dazu eine Regel: Das Gehalt der Praxismitarbeiterinnen sollte überdurchschnittlich bzw. übertariflich sein, damit die Praxis schon wenigstens nicht das Image eines geizigen Chefs hat, denn jeder weiß, dass Ärzte relativ gut verdienen. Die überdurchschnittlichen Gehälter allein sind allerdings nicht die Lösung, denn die Motivation entsteht durch andere Faktoren. Vielmehr ist ein unterdurchschnittliches Gehalt ein erheblicher Demotivationsfaktor.

Somit ist ein „gutes“ Gehalt die Grundvoraussetzung für die Wirkung auf die Motivation. Nur wenn die Praxisführung stimmt, erzielen Sie auch den gewünschten Effekt damit. Ansonsten verpuffen hohe Gehälter. In diesem Zusammenhang wurden unter Berücksichtigung steuerlicher Vorteile zum Beispiel die Möglichkeit von E-Bike-Leasing für Mitarbeiter diskutiert und fand großen Anklang. Zustimmung erfuhren die 5 Motivations-Tricks mit Instrument:

  1. Wertschätzung durch den Chef → tägliche Lob- und Tadelbilanz
  2. Harmonie im Team → Messen und anheben durch Entstressung
  3. Verantwortungsübernahme → Funktionigramm einführen
  4. Karrieremöglichkeiten → Karriereleiter und das MMP-MiMoS (Mitarbeitermotivationssystem)
  5. Bonus (Belohnungsgeld – nicht Gehaltssteigerung) → strukturiertes Personalgespräch mit Zielvereinbarung und Bonusvereinbarung

Die Diskussion hat aufgezeigt, dass es trotz aller medizinischen und technischen Fortschritte Basics im Praxis- oder Unternehmensmanagement zu optimieren gilt, damit das gesamte Team inklusive der Praxisinhaber strukturiert, stressarm und effektiv – auch im Hinblick auf Arbeits- und Freizeit – funktionieren kann. Für Fragen stehen wir gerne zur Verfügung


Der gleiche Artikel ist auch im Rheuma Management zu finden. Infos zum Magazin