Zeitpuffer kosten Geld und Freizeit!

veröffentlicht von von Dajinder Pabla Klartexte

Wozu dienen Zeitpuffer wirklich?

Pufferzeiten: "(...) sorgen dafür, dass unvorhergesehene Ereignisse aufgefangen werden können. Als Faustregel gilt: Pro Stunde 10 Minuten Puffer ohne Termine!"

Diese Erklärung ist vor kurzem tatsächlich in einer Zeitschrift erschienen, die Ratschläge für Praxismanagement gibt. - Für uns, kaum zu glauben!

Wer optimal plant, braucht keine Puffer! 

Wir geben Ihnen zwei Beispiele dafür, warum viele Praxen auf Pufferzeiten zurückgreifen und zwei Antworten, warum die Lösung immer wieder in der optimalen Planung liegt.

Praxis-Meinung:
1. Zwar haben wir eine Terminsprechstunde, aber ich weiß doch nicht, wer noch so alles in die Praxis kommt. Notfälle sind eben nicht planbar.

MMP-Antwort:
Ein echter medizinischer Notfall ist tatsächlich nicht planbar. Zumindest der nicht, bei dem der Patient sofort ärztlich versorgt werden muss. Aber mal Hand aufs Herz. Wie viele solcher lebensbedrohlichen Notfälle kommen in Ihrer Praxis vor? Werden diese Patienten nicht meistens im Krankenhaus versorgt?

Notfall ist nicht gleich Notfall. Erfolgreiche Praxen definieren Kategorien - in der Regel drei Stück. A-Notfälle müssen sofort behandelt werden, B-Notfälle am gleichen Tag und C-Notfälle binnen drei Tage. Der Trick ist die Kriterien für die einzelnen Notfallstufen eindeutig zu definieren und dann über einen Zeitraum von zwei bis vier Wochen zu messen, wie viele dieser Patienten tatsächlich in die Praxis kommen und wie viel Zeit sie für die Notfallversorgung in Anspruch nehmen. Mit diesem Ergebnis lassen sich dann zeitgenaue Notfallsprechstunden einrichten.

Tipp: Die Notfallsprechstunden sollten möglichst vor die Mittagspause gelegt werden. So verzögert sich zwar die Mittagspause, falls doch einmal ein Notfall mehr dabei ist, es verschiebt sich aber nicht die komplette Sprechstunde. Kommen dauerhaft mehr Notfälle, müssen die Zeitfenster angepasst werden. 

Praxis-Meinung:
2. Wenn ein Patient, mit einem regulären Termin, ins Behandlungszimmer kommt, dann weiß ich doch gar nicht, was der genau hat. Vielleicht hat er ja nicht nur Schmerzen an der Schulter, sondern auch am Knie. Und dann dauert die Behandlung natürlich wesentlich länger als die geplanten 10 Minuten. 

MMP-Antwort:
Arztpraxen mit einer optimalen Terminplanung wissen genau, mit welchen Anliegen der Patient erscheint. Diese werden bei der Terminvereinbarung nämlich abgefragt - konfliktfrei. Anschließend erhält der Patient das Zeitfenster, welches genau für seine Beschwerden erforderlich ist. Der Trick ist auch hier, die Behandlungsdauer für die verschiedenen Behandlungsarten zu messen und darauf aufbauend die Terminvergabe vorzunehmen. Und wenn der Patient noch weitere Beschwerden anspricht, dann erhält er einen neuen Termin. Dann haben Sie auch Zeit für ihn und können sich richtig um ihn kümmern. Hier ist besonders auf die Kommunikation zu achten. Stimmt diese, wird es von den meisten Patienten sogar positiv bewertet.

Wenn die Behandlung doch mal eine Minute länger dauert, ist das kein Problem. Diese minimalen Abweichungen gleichen sich fast immer aus. Ist das nicht der Fall, sollte erneut gemessen und das Zeitfenster für diese Behandlungsart neu definiert werden.