Arztpraxen: Tipps zur effizienten Terminvergabe

Zeitmangel gehört zu den gewichtigsten Problemen von Arztpraxen. Dieser Zeitmangel hat seinen Ursprung oftmals in einer ineffizienten Terminvergabe, da sich viele Praxen nicht ausreichend mit der Schlüsselfunktion der Terminvergabe auseinandersetzen.

„Die wenigsten Praxen befassen sich intensiv mit der Schlüsselposition der Terminvergabe, dabei ist diese ein entscheidender Erfolgsfaktor. Sie stellt das Tool dar, um den Patientenmix für eine optimale Budgetauslastung zu erzielen.“

Katja Bong, Projektleitung MMP

In vielen Praxen wird morgens noch die Tür aufgemacht und es wird geschaut, wer kommt. Dies führt zu Frust auf allen Seiten, sowohl bei den Patienten, als auch beim Praxisteam.

Ziel einer Praxis muss es sein, ihre Termine budgeteffizient und patientenorientiert zu vergeben – in diesem Artikel zeigen wir Ihnen zunächst, welche Modelle der Terminvergabe ineffizient sind. Anschließend präsentieren wir Ihnen ein optimales Modell für Ihre zukünftige Terminvergabe.

Außerdem: Warum Sie ab sofort auf eine Online Terminvergabe setzen sollten und welche Vorteile Sie dadurch genießen.

Ineffiziente Terminvergabe

Die Terminvergabe in Arztpraxen verläuft nur selten hocheffizient und budgetorientiert. Oft werden Termine nach dem Prinzip “Wer kommt, der kommt” vergeben, wodurch es zu langen Wartezeiten kommt und die Patienten unzufrieden sind.

Welche Modelle der Terminvergabe keine Effizienz versprechen und welche Effekte zu erwarten sind, erfahren Sie im Folgenden.

Wer kommt, der kommt

Dieses Prinzip nimmt Patienten ohne Prüfung oder Klassifizierung an, wodurch es zu Unzufriedenheit und zu Budgetüberschreitungen kommt.

Prinzip der Terminvergabe:

Annahme von Patienten und OT-Patienten ohne Prüfung und Klassifizierung

Erwartete Effekte:

• Hohe Wartezeiten
• Geringe Wertschätzung
• Budgetüberschreitung

So wie es dem Patienten passt

Eine Terminvergabe nach dem Prinzip “so wie es dem Patienten passt” ist ebenfalls kein geeigneter Weg, da eine schlechte Praxisabstimmung zu erwarten ist.

Prinzip der Terminvergabe:

Einbestellung der Patienten an dem für sie passenden Termin ohne Klassifizierung und Einplanung der Praxisressourcen

Erwartete Effekte:

• Zufriedene Patienten
• Unstrukturierte Terminplanung und schlechte Praxisabstimmung

So wie es der Praxis passt

Die Terminvergabe nach dem Prinzip “so wie es der Praxis passt” führt sowohl auf der Seite der Patienten als auch seitens der Praxis zu Problemen.

Prinzip der Terminvergabe:

Einbestellung der Patienten zu den für die Praxis passenden Zeiten

Erwartete Effekte:

• Konfliktpotenzial zwischen Patientenwunsch und Praxisressourcen
• Schlechte Praxisabstimmung und Budgetüberschreitung

Budgeteffiziente und patientenorientierte Terminvergabe

Eine effiziente Terminvergabe hingegen ist am Patienten orientiert, ohne dabei das Budget der Praxis zu vernachlässigen. Durch eine effiziente Terminvergabe, in welcher Zeitfenster für Patienten ohne Termin geblockt werden, können sowohl Patient als auch Praxis zufriedengestellt werden.

Prinzip der Terminvergabe:

Einbestellung der Patienten in den richtigen Zeitfenstern zu geplanten Terminen. Patienten ohne Termin werden in extra geblockten Zeitfenstern nach Priorität behandelt.

Erwartete Effekte:

Setzen Sie auf Online Terminvergabe

Laut einer Forsa-Umfrage im Auftrag der Techniker Krankenkasse sind 39 % unzufrieden mit der telefonischen Erreichbarkeit ihrer Arztpraxis. Bei den 18–29 Jährigen sind es sogar 55 %.

Was auf Patientenseite für Ärger sorgt, ist für das Praxispersonal nicht weniger nervenaufreibend. Schließlich bedeutet das Besetztzeichen, dass gerade mit einem anderen Patienten gesprochen wird.

Praxen, die mit diesem Problem zu kämpfen haben, sollten spätestens jetzt auf eine Online Terminvergabe setzen, um endlich wieder Kapazitäten für wichtigere Dinge zu schaffen.

Durch die frei gewordenen Kapazitäten dank der Online Terminvergabe (durchschnittlich 3 Minuten pro Termin), werden Ressourcen frei, die wiederum anderweitig genutzt werden können – zum Beispiel für die Patientenversorgung.

„Die Zeitersparnis ist enorm – ein riesen Vorteil für alle Seiten. Es wird nicht mehr lange dauern, bis jede medizinische Einrichtung online Termine vergibt. Patienten werden diesen Service verlangen und sich gegebenenfalls einen anderen Arzt suchen.“

André Bernet, Geschäftsführer MMP

Der große Vorteil der Online Terminvergabe: Patienten sind nicht mehr an die Öffnungszeiten gebunden und können zu jeder Tages- und Nachtzeit ihre Wunschtermine durch die Praxissoftware blocken lassen. Dabei zeigt das System direkt an, welche Termine noch verfügbar sind.

Vorteile der Online Terminvergabe für Patienten

Das sind die Vorteile der Online Terminvergabe für Ihre Patienten:

• Reduktion der Wartezeit auf einen Termin
• Weniger Zeitbedarf für eine Terminvereinbarung
• Weniger Wartezeit in der Praxis durch weniger Bürokratie
• Verschlankung der Anamnese durch die Aufnahme wichtiger Daten vorweg
• Verbesserte medizinische Leistung

Für Praxen: der Weg zur Online Terminvergabe

So verabschieden Sie sich von altmodischen und ineffizienten Methoden der Terminvergabe und ebnen Ihren Patienten den Weg, Termine einfach online zu vereinbaren:

• Freie Zeitfenster identifizieren
• Zeiten in Online Terminvergabe freigeben
• Online Terminvergabe bewerben (Website, Telefon, persönliche Ansprache)
• Regelmäßige Auswertung der Online Termine
• Online Terminvergabe im Rahmen des Bedarfs ausweiten

Sie benötigen Unterstützung beim Etablieren der Online Terminvergabe in Ihrer Praxis? Sprechen Sie uns an und wir unterstützen Sie bei der Implementierung einer digitalen und effizienten Terminvergabe.

Fazit

Eine gut durchdachte, effiziente und patientenorientierte Terminvergabe ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihre Praxis. Die wichtigsten Tipps und Key-Facts für eine effiziente Terminvergabe: